Funciones del Administrador de Edificios

La administración profesional de edificios y condominios está creciendo debido a tres situaciones:
1.El crecimiento de la población y sus necesidades de espacio, que ha hecho aumentar el número de edificios de todo tipo.
2.Un gran porcentaje de los edificios se consideran como inversiones o como segunda vivienda.
3.El hecho de que existe cada vez con más fuerza la aceptación que la administración de edificios y condominios requiere una formación específica y conocimiento técnicos en una serie de materias.

El administrador de edificios y condominios trabaja en directa relación con los propietarios y con el personal a cargo, debiendo manejar muchas habilidades, siendo la diplomacia algo esencial para solucionar las diferentes situaciones que se presenten.
El administrar una comunidad, abarca un sinnúmero de tareas dependiendo del tamaño del inmueble administrado. El administrador debe inspeccionar con regularidad el edificio, aunque normalmente hay un personal de mantenimiento a los que se les asignan tareas en las secciones o instalaciones, además, el administrador deberá estar disponible para consultar con su personal o los propietarios sobre cualquier problema que pueda presentarse. El administrador es el que identifica, analiza, recomienda y pone en práctica todo proyecto de mantenimiento o remodelación, siendo el responsable último de esta actividad, pero no necesariamente experto en todos los campos, por tal motivo deberá apoyarse en el asesoramiento de personal o proveedores de su confianza.
El consumo y ahorro eficaz de energía deberán ser de preocupación especial y constante por parte del administrador, para reducir o mantener controlado los costos de energía.
Muchas de las tareas las realizan los trabajadores, debiendo el administrador controlar y supervisar tanto a los empleados como así también a los proveedores de servicios, manejando toda la información necesaria objeto de mantener la coordinación de las actividades del edificio, siendo en este aspecto esencial mantener una comunicación clara para evaluar los trabajos y verificar el cumplimiento de los requisitos y normas de seguridad.
Otra de las funciones del administrador es administrar los fondos recaudados y manejar los presupuestos operativos del edificio, en este sentido es obligatorio que el administrador busque los mecanismos que le permitan reducir costos y aumentar los rendimientos, teniendo presente la capacidad de negociación de que está autorizado. Mensualmente deberá dar cuenta a la comunidad de copropietarios, sobre el resultado de su gestión financiera en lo que respecta a ingresos y egresos o arrastres de meses anteriores, generando un informe mensual de la marcha contable. Cada uno de los documentos contables deberá estar debidamente archivados y ordenados, objeto permitan una expedita revisión.
El administrador deberá velar por la correcta distribución de los documentos en archivos que para tal efecto disponga, tanto en la oficina de administración de la comunidad o en su propia oficina de las diferentes comunidades que administre.
Entre los documentos que deberá preocuparse se encuentren siempre vigentes se pueden mencionar los siguientes:
1.Reglamento de copropiedad
2.Relación completa de propietarios y arrendatarios
3.Reglamento interno
4.Archivo de cartas, circulares, memorandums, citaciones a asambleas, etc.
5.Archivo de actas de asambleas ordinarias y extraordinarias
6.Archivo del personal conteniendo contratos actualizados, fichas personales, imposiciones, etc.
7.Recibos de cobros de gastos comunes
8.Archivo de ingresos y egresos mensuales y estados mensuales
9.Libro de novedades de conserjerías
10.Libro de sugerencias y reclamos
11.Archivo de planes de seguridad y evacuación
12.Archivo de planos generales y específicos del edificio
13.Cuadro de prorrateo de gastos comunes por cada unidad
14.Archivo de correspondencia recibida y enviada
15.Pólizas de seguro de cada unidad independiente y de los espacios comunes del edificio
16.Libro de control de asistencia del personal
17.Libros legales y técnicos sobre la administración de condominios, ley de copropiedad, etc.
18.Archivo con documentos legales contables, tales como:
•Iniciación de actividades de la comunidad
•Nombramiento del administrador
•Cuenta corriente y cartolas
•RUT de la comunidad
•Informes anuales
•Gastos comunes
•Libro de inventario de muebles, herramientas e implementos de la comunidad
•Fichas técnicas de todos y cada uno de los equipamientos del edificio
•Contratos de mantención de los equipos tales como calderas, ascensores, etc.
•Certificado de recepción final del edificio
•Especificaciones técnicas del edificio
•Archivo de presupuestos
•Informe de inspecciones periódicas de instalaciones interiores gas y ascensores.


Según la complejidad de la comunidad algunos de estos documentos pueden omitirse y en otros casos podrán aumentar según las características de la unidad administrada.

Ley 19.537 sobre copropiedad inmobiliaria

Artículo 22.- Todo condominio será administrado, con las facultades que disponga el reglamento de copropiedad respectivo, por la persona natural o jurídica designada por la asamblea de copropietarios, y a falta de tal designación, actuará como administrador el Presidente del Comité de Administración, por lo que las referencias que en esta ley se hacen al administrador, sólo serán para el caso en que lo hubiere. EI nombramiento del administrador, en su caso, deberá constar en la respectiva acta de la asamblea en que se adoptó el acuerdo pertinente, reducida a escritura pública por la persona expresamente facultada para ello en la misma acta o, si no se expresare, por cualquiera de los miembros del Comité de Administración. Copia autorizada de esta escritura deberá mantenerse en el archivo de documentos del condominio.
EI administrador, si lo hubiere, no podrá integrar el Comité de Administración y se mantendrá en sus funciones mientras cuente con la confianza de la asamblea, pudiendo ser removido en cualquier momento por acuerdo de la misma”.

Artículo 23.- “Serán funciones del administrador las que se establezcan en el reglamento de copropiedad y las que específicamente le conceda la asamblea de copropietarios, tales como cuidar los bienes de dominio común; efectuar los actos necesarios para realizar la certificación de las instalaciones de gas; y el mantenimiento y certificación de los ascensores, tanto verticales como inclinados o funiculares, montacargas y escaleras o rampas mecánicas y sus instalaciones; ejecutar los actos de administración y conservación y los de carácter urgente sin recabar previamente acuerdo de la asamblea; sin perjuicio de su posterior ratificación; cobrar y recaudar los gastos comunes; velar por la observancia de las disposiciones legales y reglamentarias sobre copropiedad inmobiliaria y las del reglamento de copropiedad; representar en juicio, activa y pasivamente, a los copropietarios, con las facultades del inciso primero del artículo 7º del Código de Procedimiento Civil, en las causas concernientes a la administración y conservación del condominio, sea que se promuevan con cualquiera de ellos o con terceros; citar a reunión de la asamblea; pedir al tribunal competente que aplique los apremios o sanciones que procedan al copropietario u ocupante que infrinja las limitaciones o restricciones que en el uso de su unidad le imponen esta ley, su reglamento y el reglamento de copropiedad”.
El administrador o quien haga sus veces está facultado para requerir a la Superintendencia de Electricidad y Combustible con objeto de que dicho organismo fiscalice el cumplimiento de la normativa vigente en materia de gas. El administrador podrá encomendar a cualquier persona o entidad autorizada la certificación de las instalaciones de gas de la comunidad, para lo cual deberá notificar por escrito el valor del servicio al Comité de Administración, el que tendrá un plazo de diez días hábiles contados desde la notificación para aceptar lo propuesto o presentar una alternativa distinta. Si, transcurrido este plazo, no se pronunciare, el administrador procederá a contratar la certificación conforme a la propuesta notificada al Comité de Administración. Asimismo, el administrador podrá disponer, previo aviso a dicho Comité, cualquier revisión relativa al gas en los bienes de dominio común o en las unidades que forman parte del condominio, cuando sea dispuesta por la autoridad competente.
El administrador o quien haga sus veces está facultado para contratar la mantención y la certificación de los ascensores, tanto verticales como inclinados o funiculares, montacargas y escaleras o rampas mecánicas y sus instalaciones, para lo cual deberá notificar al Comité de Administración conforme al procedimiento establecido en el inciso precedente.
A falta de disposiciones sobre la materia en el reglamento de copropiedad y en el silencio de la asamblea, serán funciones del administrador las señaladas en esta ley y su reglamento.
Todo condominio deberá mantener una cuenta corriente bancaria o una cuenta de ahorro, exclusiva del condominio, sobre la que podrán girar la o las personas que designe la asamblea de copropietarios. Las entidades correspondientes, a requerimiento del administrador o del Comité de Administración, procederán a la apertura de la cuenta a nombre del respectivo condominio, en que se registre el nombre de la o de las personas habilitadas.
EI administrador estará obligado a rendir cuenta documentada de su administración en las épocas que se le hayan fijado y, además, cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios o el Comité de Administración, en su caso, y al término de su gestión. Para estos efectos, los copropietarios tendrán acceso a la documentación correspondiente”.

ACTA DE ENTREGA
Cuando se efectúa un cambio de Administrador, se debe dejar reflejado en un acta de entrega el estado real de la Comunidad, asumir un cargo de responsabilidad, implica saber con que problemas se va a encontrar, ya que al efectuarse un cambio, de Administrador, se traspasan también todas las situaciones que se encuentren pendientes en la comunidad, se traspasa también la documentación que, en muchos casos, la persona que recibe, no tienen la menor idea en que situación se encuentran.
He sabido de muchos Presidentes de Comités de Administración que con sorpresa ven algunas situaciones que nunca pensaron podrían estar ocurriendo en su comunidad, como que las imposiciones no se encontraban al día, que las cuentas de servicios estaban muy atrasadas, que existían algunos contratos claramente irregulares, etc. etc. La mayoría de las veces son sorpresas desagradables.

Beneficios para la Comunidad.
Por supuesto que es útil realizar un Acta de Entrega en el momento en que se producen esos cambios de Administración, y entre los beneficios más sobresalientes se pueden nombrar:
•La responsabilidad quedará claramente delimitada solamente hasta los documentos que se incluyan en dicha Acta de Entrega.
•Se conocerá el destino de los bienes muebles que se hayan adquirido.
•Se conocerá con quienes se han efectuado los Contratos de Mantención y la duración de cada uno de ellos.
•Se conocerá donde se encuentran depositados los fondos.
•Se deja constancia que se han pagado las cotizaciones provisionales.
•Se deja constancia del dinero que se encuentra en el banco o en efectivo
•Se deja constancia del saldo del Fondo de Reserva.
•Se deja constancia de la nómina de deudores morosos
•Se deja constancia de los bienes muebles que son propiedad del Condominio.
•Se deja constancia de los contratos vigentes de prestaciones de servicios
•Se deja constancia de las deudas de la comunidad
•Se deja constancia de los últimos cheques girados por la anterior administración
•Se deja constancia de la Conciliación Bancaria
•Se deja constancia del estado de las remuneración, y de los impuestos
•Se deja constancia, del último Comprobante de Ingreso y de Egreso emitido
•Situaciones conflictivas quedaran zanjadas o por lo menos determinadas en forma clara en esa Acta de Entrega.
•El Acta de Entrega debe ser firmado por cada integrante de la Directiva.
•El Acta de Entrega se convertirá en un valioso documento para avanzar en el desarrollo de su comunidad.
•El Acta de Entrega será un documento que podrá medir la capacidad de quienes han efectuado las funciones de Dirección en la comunidad.

Con seguridad al recibir un cargo, estará más seguro y más confiado, si además se le entrega un documento oficial en que conste la situación actual en la cual se encuentra el condominio, y que de existir problemas, se haga mención de ellos.
Entonces para las persona que asumen sus cargos es de una invaluable ayuda.
Pero también lo es para las personas que dejan los cargos, pues pueden dejar acreditado en forma clara, la situación en que están entregando sus cargos, y si han hecho bien el trabajo, lo mas adecuado por cierto, es dejar esa circunstancia establecida en un documento.

Esa será su carta de presentación a futuros cargos de igual naturaleza.
La comunidad por cierto, es la más favorecida, pues su situación general queda establecida de una forma clara y transparente.

El Acta de Entrega, brinda la valiosa oportunidad de demostrar en forma clara, fundamentada en documentos proporcionados en alguna medida por terceras personas, que se han tenido a la vista y que además quedan incorporados a la respectiva Acta de Entrega, que su gestión fue eficiente, o al menos que no tuvo inconvenientes en proporcionar toda la documentación que le fue exigida al momento de entregar su cargo.
El Acta de Entrega dejará en clara evidencia el cumplimiento o incumplimiento de las normas legales y reglamentarias de su condominio, y por ello mismo, servirá eficazmente, para ir avanzando en un mejor manejo de la administración.
Si hay una herramienta que puede ayudar en su gestión esa es sin duda, la confección de un Acta de Entrega, trabajo que debe realizarse en cada oportunidad de cambio del Administrador.
Desde allí se podrá extraer información necesaria para formular su propio Plan de Trabajo para los meses que continúan luego de haber asumido el cargo, tal vez se pueda tener muchas buenas ideas, pero si en el Acta de Entrega queda evidencia de debilidades en su comunidad, deberá con seguridad abocarse a solucionar esas debilidades antes de acometer nuevas actividades.



CONCLUSIÓN
Las características que se han descrito nos señalan que a los administradores actuales se les exige una preparación diferente para poder atender las necesidades de las Comunidades. Conocimiento de una serie de técnicas, legislación vigente, conocimientos de informática y capacidad de comunicación son algunos de los aspectos a tener en cuenta para ser administradores exitosos y competitivos.
El administrador de hoy debe dominar un sinnúmero de funciones, que le faciliten interactuar con el medio y dirigir con eficiencia los destinos de las Comunidades que administre, deberá ser estratega, organizador y líder, para lograr los objetivos que se planteen, como también solucionar las diferentes situaciones que se produzcan en el desempeño de su importante función.
Deberá saber de todo un poco, y también conocer todos aquellos aspectos que pueden afectar a las comunidades para estar preparado para enfrentarlo y ser consciente de que a medida que avanza el tiempo además de presentársele en el camino herramientas útiles para sobrellevar cualquier adversidad, aparecen también obstáculos que opacan el panorama. Es entonces donde deberá demostrar que puede hacerle frente a todo eso y junto con el equipo humano que dirige enfrentarlo, contrarrestarlo, y aprender de ello para experiencias futuras.

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